Gutscheine und Steuerrecht
Arbeitgeber, die Gutscheine an Arbeitnehmer ausgeben oder Arbeitnehmer, die Gutscheine einlösen, fragen sich häufig, wie diese steuerlich zu behandeln sind. Seit Beginn des Jahres 2020 gibt es einige Neuerungen, die hierbei berücksichtigt werden müssen.
Zum Beispiel wird zwischen Sachleistungen und Geldleistungen nun klar unterschieden. Der Gutschein – soll er lohn- und sozialversicherungsfrei bleiben – muss einen reinen Sachbezug darstellen und darf einen bestimmten Wert nicht überschreiten. Wie hoch die Freigrenze für Gutscheine ist, wie Gutscheine versteuert werden müssen, deren Wert über diese Grenze hinausgeht, und wie sich die Senkung der Mehrwertsteuer auswirkt, erklärt der folgende Artikel.
Die steuerliche Behandlung von Gutscheinen
Arbeitgeber, die ihren Mitarbeitern eine zusätzliche Leistung zukommen lassen möchten, können Gutscheine an die Arbeitnehmer verteilen. Hierfür gilt nach wie vor eine Freigrenze von 44 Euro inklusive Mehrwertsteuer pro Monat. Das heißt, ein Gutschein, dessen Wert sich in diesem Rahmen bewegt, ist steuerfrei. Bei besonderen Anlässen wie Geburtstag, der Geburt eines Kindes, Jubiläum oder Hochzeit sind Gutscheine bis 60 Euro möglich. Weiterhin muss gewährleistet sein, dass es sich um eine reine Sachleistung handelt. Im November 2019 ist der Sachlohnbegriff klar definiert worden. Damit ein Gutschein als Sachbezug gilt, muss er auf eine spezifische Leistung ausgestellt worden sein. So können Gutscheine für bestimmte Tankstellen, Lebensmittelgeschäfte oder Einzelhändler vergeben werden. Eine Umwandlung in eine reine Geldleistung ist jedoch nicht möglich. Folgende Gutscheinvarianten gelten seit 2020 nicht mehr als Sachbezüge, sondern werden als Geldleistung und damit als steuerpflichtiger Arbeitslohn angesehen:
- Prepaidkarten und Geldkarten, mit denen online bezahlt oder Geldbeträge abgehoben werden können
- Geldgeschenke jeder Art
- Geldersatzleistungen (zum Beispiel im Rahmen von Kreditkarten oder Tankzuschüssen), die sich nicht auf ein bestimmtes Unternehmen beziehen, sondern frei verwendet werden
- reine Geldleistungen, die für einen vorher festgelegten Zweck ausgezahlt werden
- Kostenerstattungen (bei Vorlage von Quittungen für bereits getätigte Ausgaben)
Wer sich also die steuerlichen Vorteile bewahren möchte, muss genau prüfen, in welche Kategorie die Zusatzleistung fällt. Das gilt für Arbeitgeber bei der Ausstellung, aber auch für Arbeitnehmer bei der Einlösung von Gutscheinen. Gutscheine gelten in jedem Fall als Zusatzleistung. Eine Umwandlung des Arbeitslohns ist nicht gestattet. Eine Akkumulation der Gutschein-Leistungen und die steuerfreie Nutzung in Folgemonaten ist ebenfalls nicht möglich.
Verbuchung von Gutscheinen mit einem Wert über der Freigrenze
Bei Zuwendungen, deren Wert die Freigrenze von 44 Euro monatlich überschreitet, müssen Steuern gezahlt werden. Hier existieren mehrere Möglichkeiten für die steuerliche Behandlung von Gutscheinen. Um die Steuerbelastung für die Arbeitnehmer gering zu halten, können Arbeitgeber die Pauschalversteuerung wählen. Diese Besteuerung liegt bei 30 % zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Die Steuer muss der Arbeitgeber der Lohnsteuer zurechnen und angeben. Ein Sozialversicherungsbeitrag für die erhaltene Leistung ist seitens des Arbeitnehmers zu entrichten. Der Arbeitgeber hat aber auch die Möglichkeit, die anfallenden Steuern für die Zusatzleistung durch eine individuelle Besteuerung je Leistung zu übernehmen.
Bei der Vergabe von Zuwendungen an Geschäftspartner oder Kunden, kann die Verbuchung von Gutscheinen als Betriebsausgabe erfolgen. Die Voraussetzungen dafür sind, dass der Gesamtwert 35 Euro pro Jahr und Person nicht übersteigt und die Vergabe geschäftlich begründet ist. Werden solche Gutscheine mit Werbung für das Unternehmen versehen, zählt der finanzielle Aufwand dafür zu den 35 Euro. Und auch die Kosten für die Umsatzsteuer müssen bedacht werden, es sei denn, dass Unternehmen unterliegt dem Vorsteuerabzug (§ 15 UStG). Bei Gutscheinen mit höherem Wert, die für rein beruflich nutzbare Produkte vergeben werden, darf ebenfalls eine Steuerminderung geltend gemacht werden. Ansonsten gelten ähnliche Regelungen wie für das Verteilen von Gutscheinen an Mitarbeiter: Um zu vermeiden, dass der Empfänger steuerlich belastet wird, übernimmt der Schenker meist pauschal die Einkommensteuer für die Sachleistung. Macht der Unternehmer von der Pauschalisierungsmöglichkeit Gebrauch, gilt diese Entscheidung für das gesamte Kalenderjahr.
Gutscheine und Umsatzsteuer
Seit 2019 gilt für Gutscheine und Umsatzsteuer: Wird ein Gutschein ausgestellt, ist unter bestimmten Voraussetzungen schon zu diesem Zeitpunkt die Umsatzsteuer fällig. Vorher kam sie erst bei der Verbuchung von Gutscheinen zum Tragen. Grundsätzlich werden zwei Arten von Gutscheinen unterschieden, für die abweichende Regelungen gelten:
- Einzweckgutscheine
- Mehrzweckgutscheine
Bei Einzweckgutscheinen sind Einsatzort und Steuersatz genau festgelegt. Hier wird die Umsatzsteuer bei der Ausstellung des Gutscheins und der Übergabe abgeführt. Bei dem Einlösen des Gutscheins zu einem späteren Zeitpunkt entsteht keine erneute Steuerpflicht. Ist der Unternehmer gesetzlich berechtigt, ist ein Vorsteuerabzug möglich. Die Regelungen für die Rechnungsstellung und die Vorsteuer sind in den Paragrafen 14 und 15 UStG nachzulesen.
Mehrzweckgutscheine können als Wertgutscheine aufgefasst werden. Steuersatz und Leistungsort sind nicht bestimmt. Daher wird auch erst beim Einlösen, das heißt, bei Lieferung oder Leistungseintritt, sobald der Steuersatz erfasst werden kann, die Umsatzsteuer erhoben. Bei Nichteinlösung oder Verjährung verfällt der Wert. Eine Umsatzsteuer wird nicht fällig. Der Vorsteuerabzug kommt bei Mehrzweckgutscheinen nicht zum Tragen.
Ist für Gutscheine die Umsatzsteuer festgelegt, handelt es sich also um einen Einzweckgutschein. Einzweckgutscheine können sich allerdings in Mehrzweckgutscheine umwandeln. Das geschieht zum Beispiel dann, wenn ein Warensortiment sich auf Produkte ausweitet, die mit unterschiedlichen Steuersätzen vertrieben werden (z. B. 7 % und 19 %) oder bei einer Senkung des Steuersatzes (z. B. temporär während der Corona-Krise). Umgekehrt werden Mehrzweckgutscheine zu Einzweckgutscheinen, wenn sich das relevante Warensortiment plötzlich nur noch aus Produkten mit einem bestimmten, festgesetzten Steuersatz konzentriert. Konsequenzen solcher Wechsel können Nachforderungen des Finanzamtes oder ein Nichtinkrafttreten der Vorsteuerregelung sein.
Gutschein Steuertipps
Bei der Frage, wie Gutscheine zu versteuern sind, kommt es häufig zu Fehlinterpretationen. Um Irrtümer zu vermeiden und steuerliche Vorteile geltend zu machen, ist die Wahl des richtigen Gutscheins entscheidend. Hier werden einige Gutschein Steuertipps zusammengefasst:
- Bei der Ausstellung und Abgabe von Gutscheinen ist es hilfreich, sie auf einen begrenzten und absehbaren Zeitraum festzulegen. In diesem Zeitraum sollte auch die Leistungserbringung erfolgen. Die Umwandlung von Einzweck- zu Mehrzweckgutscheinen und umgekehrt wird so unwahrscheinlicher.
- Wenn möglich, sollten Gutscheine derzeit ausschließlich als Mehrzweckgutscheine ausgestellt werden, um Probleme in den Übergangsphasen der Steuersatzanpassung zu vermeiden.
- Für Einzweckgutscheine ist das Datum der Ausstellung entscheidend für den abzuführenden Steuersatz.
- Arbeitgeber sollten bei der Ausgabe von Gutscheinen auf eine ausführliche Dokumentation achten. Art des Gutscheins, Wert, Datum der Ausstellung und des Übertrags sowie der Name des Empfängers sollten erfasst werden, um steuerliche Vorteile nachweisen und geltend machen zu können.
- Arbeitnehmer, die von ihrem Arbeitgeber einen Gutschein von hohem Wert erhalten, sollten klären, ob die Besteuerung übernommen wurde.
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