Betriebsprüfung
Eine Betriebsprüfung ist ein Ereignis im Leben eines Unternehmers, mit dem er in der Regel ein bis dreimal während seiner aktiven Zeit konfrontiert wird.
Dabei wird die „black box Gewinnermittlung“ vom Finanzamt geöffnet. Die Betriebsprüfung röntgt den Betrieb bis ins Kleinste. Behörden haben es an sich, dass sie geldmangelbedingt den technischen Möglichkeiten hinterher laufen. Dadurch gelangen sie nicht an die Informationen, die sie zu einer objektiven Beurteilung des Steuerfalles benötigen.
Die Betriebsprüfer holen diesen Rückstand jedoch durch die Rückwärtsbetrachtung des zu prüfenden Betriebes auf. Es werden Jahre geprüft, die zwei bis fünf Jahre zurück liegen. Zwischen dem Zeitpunkt der Beurteilung eines betrieblichen Vorgangs durch den Steuerpflichtigen und der Prüfung durch das Finanzamt gab es jedoch diverse Änderungen der Gesetze, der Rechtsprechung und Informationen des Bundesministeriums der Finanzen. Diese aufhellenden Faktoren ermöglichen es den Prüfern, die aktuellen Informationen auf frühere Jahre anzuwenden. Der Schlüssel dazu heißt in der Nomenklatur der Finanzverwaltung: „anzuwenden auf alle noch offenen Fälle“.
In den letzten fünf Jahren haben die Finanzämter jedoch auch technisch nachgerüstet und stehen nun den zu prüfenden Unternehmen auf Augenhöhe gegenüber.
Der Gesetzgeber hat vorgesorgt, indem er die Aufbewahrungsfristen verlängert und auf elektronische Daten ausgeweitet hat. Deshalb sollten Betriebe achtsam mit ihren Daten umgehen und sich gut auf eine Betriebsprüfung vorbereiten. Die Daten der Buchführung und andere elektronische Informationen können in der heutigen Zeit leicht verknüpft und zeitsparend ausgewertet werden. Das geschieht sowohl mit internen Informationen (innerhalb der Buchführung zum Beispiel die geschriebenen Rechnungen mit den Zahlungsseingängen) als auch mit Externen (außerhalb der Buchführung zum Beispiel Wetterdaten mit Umsatzerlösen). Manch einer hat dabei schon böse Überraschungen erlebt.
Im Jahr 2002 wurden verschiedene Gesetzesänderungen in der Abgabenordnung verankert. Diese Änderungen erleichtern eine Betriebsprüfung. Sie zielen darauf ab, dass der Steuerzahler verpflichtet wurde, zehn Jahre lang alles, was elektronisch vorliegt, auch elektronisch zu archivieren, um es dem Fiskus zur Überprüfung zur Verfügung stellen zu können. Seitdem ist die Vorlage von Papierbelegen für steuerliche Zwecke nicht mehr ausreichend!
Investiert ein Unternehmer in neue Programme und Computer, sind die Altgeräte ebenfalls zehn Jahre aufzubewahren, um die alten Daten für eine Betriebsprüfung weiterhin in lesbarem Zustand zu halten. Damit beugt der Gesetzgeber Datenverlusten vor, die durch neue Datenformate entstehen könnten.
Seit dem 1. Januar 2002 sind die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) für steuerliche Zwecke in Kraft.
Der Zugriff wird nach der Verordnung auf steuerlich relevante Daten begrenzt. Doch da es zu diesem Terminus keine allgemein gültige Definition gibt, entscheidet der Prüfer selbst über den Umfang der von ihm benötigten, elektronischen Daten. Die Finanzgerichte - einige Urteile gibt es bereits - entscheiden oftmals im Sinne des Fiskus.
Und Finanzbeamte sind Sammler. Sie sammeln Zahlen, Daten und Belege jeder Art. Da der Sammelplatz für elektronische Daten nahezu unbegrenzt zur Verfügung steht, wird von der Word-Datei bis zur Excel-Berechnung, vom Geschäftsbrief bis zur E-Mail, vom Kontoauszug bis zum Electronic-Cash-Beleg alles gesammelt, was sich so anbietet. Allein dadurch gerät der Steuerpflichtige bei einer Betriebsprüfung bereits in die Defensive, denn zum Zeitpunkt der Erstellung der Daten und Belege hat er all diesen Unterlagen noch kein besonderes, steuerliches Interesse beigemessen.
Das ändert sich spätestens mit der nächsten Betriebsprüfung
In bisherigen Prüfungen reichten Papierbelege aus. Und was nicht mehr vorhanden war, konnte nicht mehr geprüft werden. Nun aber ist die gesamte Korrespondenz, die zur Vorbereitung, Abwicklung oder Rückgängigmachung eines Geschäfts dient, dem Finanzamt elektronisch zur Verfügung zu stellen. Im Zweifel sind das alle Informationen, die mit Hilfe von Computern erstellt worden sind.
Tipps
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Seien Sie gewissenhaft und akribisch bei der Sammlung Ihrer elektronischen und Papierbelege;
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Soweit es überhaupt noch möglich ist, vermeiden Sie sensible Informationen auf Ihren EDV-Systemen;
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Im Zweifel heben Sie lieber mehr Belege auf, als zu wenig;
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Dokumentieren Sie den Grund eines hohen Materialverbrauchs;
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Stornorechnungen bewahren Sie bitte auf und fertigen Sie Notizen zur Stornierung an;
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Preisnachlässe begründen Sie bitte plausibel und dokumentieren Sie sie zeitnah. Wenn 2014 im Rahmen der Betriebsprüfung das Jahr 2009 geprüft wird, kann schon einiges in Vergessenheit geraten sein. Das Personal muss dann auch nicht mehr das Gleiche sein. Erwarten Sie vom Prüfer dafür bloß kein Verständnis. Erst recht nicht, wenn es mehrere Sachverhalte sind, an die Sie sich nicht mehr erinnern können. Dann unterstellt der Prüfer sehr schnell einen Vorsatz.
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Für versehentlich überlassene Informationen besteht kein Verwertungsverbot für das Finanzamt. Da dem Prüfer der Zugriff auf Ihre EDV gewährt werden muss, sollten Sie Vorsorge treffen, dass nur unkritische betriebliche Informationen im Zugriffsbereich der Betriebsprüfung liegen. Viele Programme verfügen bereits über eine GDPdU-Schnittstelle.
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Trennen Sie Ihre betrieblichen von Ihren privaten Daten. Insbesondere trifft dies auf Bankinformationen zu. Richten Sie Ihre Buchführung auf zwei Konten aus: Ein Einnahme- und ein Ausgabekonto. Haben Sie noch weitere steuerrelevante Einkünfte (zum Beispiel aus Vermietung und Verpachtung oder Kapitalerträge), dann richten Sie dafür gesonderte Konten ein und wickeln Sie keine persönlichen Einnahmen und Ausgaben über die betrieblichen Konten ab.
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Stellen Sie Ihre Kontoauszugsinformationen für alle Ihre betrieblichen Konten elektronisch zur Verfügung. Dann muss während der Betriebsprüfung nicht in Ihren persönlichen Computern geschnüffelt werden. So werden auch keine gegebenenfalls sehr sensiblen Daten ohne ein Verwertungsverbot für den Prüfer sichtbar.
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